Votre organisation ou entreprise possède plus d’actifs que vous ne le pensez. Cela est particulièrement vrai si vous possédez ou gérez une entreprise multinationale ou si votre entreprise est en plein essor dans le secteur. Mais il peut arriver un moment où votre entreprise devient trop grande trop rapidement ou où vos actifs s’accumulent ; lorsque cela se produit, vous pourriez avoir du mal à suivre ou à surveiller vos actifs. Cet article parlera du suivi des actifs, de la manière dont vous pouvez l'appliquer à votre entreprise par différentes méthodes et de la manière dont il peut profiter à votre entreprise à long terme. 

Qu’est-ce que le suivi des actifs ?

Le suivi des actifs, également appelé gestion des actifs, est le processus par lequel les entreprises suivent leurs actifs physiques, que ce soit en attachant puis en scannant des étiquettes de codes-barres sur chaque actif ou en utilisant des étiquettes RFID ou la technologie GPS pour diffuser et surveiller leur emplacement. Outre la gestion de votre inventaire, vous devez également mettre en œuvre le suivi des actifs, car il peut vous aider à surveiller l'état, l'emplacement, les calendriers de maintenance et d'autres informations pertinentes sur votre organisation et ses actifs physiques. Le suivi de vos actifs est crucial car il peut affecter les résultats de votre entreprise. De plus, vous serez responsable de retrouver et de remplacer tous les actifs physiques qui ont été perdus, manquants ou qui ont simplement atteint la fin de leur cycle de vie. 

Les nombreuses méthodes de suivi des actifs

Le suivi des actifs peut être un processus coûteux et fastidieux, surtout si vous n'avez pas de système en place. Heureusement, vous pouvez vous tourner vers plusieurs méthodes et stratégies qui peuvent vous aider à économiser du temps et de l’argent lors de la surveillance de vos actifs. Un bon système de suivi est capable de réduire les cas de perte d’équipement et d’optimiser l’efficacité du contrôle des actifs. De nos jours, la technologie vous offre de nombreuses options pour suivre vos actifs en temps réel : lecteurs de codes-barres portables, étiquettes de codes-barres, ordinateurs mobiles, traceurs GPS, logiciels de gestion d'actifs et bien d'autres. Tirer parti de ces outils technologiques peut entraîner une réduction des temps d’arrêt et une planification et des processus de production plus rationalisés. Il permet également à votre entreprise d’effectuer l’entretien ou les réparations nécessaires ou même d’effectuer une maintenance préventive.

Avantages du suivi des actifs

Le suivi de vos actifs présente de nombreux avantages, et pour les entreprises qui le mettent en œuvre correctement, elles sont récompensées par un processus de gestion plus efficace et rationalisé et des résultats financiers plus sains. Voici quelques-uns des avantages dont vous bénéficierez lorsque vous utiliserez le suivi des actifs dans votre entreprise :

• Vous pouvez améliorer l’efficacité du flux de travail et réduire les coûts opérationnels.
• Vous pouvez facilement réaffecter les équipements entre différents départements et ainsi ajuster les dossiers de l'entreprise. Vous pouvez également utiliser les informations que vous avez recueillies pour calculer les coûts et les taxes pour tous les départements de votre entreprise.
• Vous pouvez localiser tous vos actifs rapidement, facilement et en temps réel.
• Vous pouvez suivre tous vos actifs en utilisant moins de ressources à l'aide d'un système de suivi efficace et pratique, auquel vous pouvez généralement accéder via une base de données sur un site Web en ligne ou une application.
• Vous pouvez réduire les coûts administratifs, puisque vous n’aurez pas besoin de consacrer autant d’argent, de temps et d’efforts à la localisation et au suivi manuels des actifs.
• Vous pouvez utiliser vos actifs de manière plus efficace et efficiente, ainsi que surveiller et réduire les pertes d’actifs.
• Vous pouvez faire évoluer votre suivi à un rythme qui vous convient et ainsi développer votre entreprise de manière plus naturelle. 
• Vous pouvez améliorer le service client de votre entreprise grâce à l’amélioration de vos pratiques de gestion et de suivi des actifs.
• Vous bénéficiez d'une précision et d'une responsabilité garanties en matière de gestion des actifs et d'enregistrement des pertes d'actifs. 
• Vous saurez d’un seul coup d’œil où vos actifs ont été attribués et vous n’aurez pas à les rechercher manuellement.
• Vous pouvez vous conformer à certaines réglementations du secteur qui exigent un suivi approprié des actifs. Cela vous permet d’obtenir plus facilement les certifications dont vous auriez besoin pour gérer votre entreprise.
• Vous pouvez identifier des groupements et des catégories (c'est-à-dire quels éléments doivent être accessibles ensemble) et ainsi développer une structure améliorée de votre système physique. En fin de compte, cela vous permet d'améliorer l'organisation et l'efficacité de l'espace physique de votre entreprise. 
• Vous pouvez obtenir des rapports précis sur la position exacte de chaque actif de l'entreprise en temps réel et ainsi obtenir une plus grande précision dans la gestion de vos actifs. 

Conseils et stratégies sur le suivi des actifs

Tout bien considéré, le suivi des actifs aide réellement votre entreprise à résoudre de nombreux défis. Il vous donne un cadre dans lequel vous pouvez devenir plus efficace en tant qu'entreprise et augmenter vos résultats en vous aidant à tirer le meilleur parti des ressources dont vous disposez actuellement. Pour vous aider à tirer le meilleur parti du suivi des actifs, nous avons compilé une liste de conseils et de stratégies qui se sont révélés utiles à de nombreux dirigeants et propriétaires d'entreprises à travers le monde. 

1. Sachez exactement ce que vous devez suivre. Lors du suivi d'un actif, il est essentiel que vous connaissiez le calendrier de maintenance spécifique, l'utilisateur de chaque équipement ou machine, ainsi que le temps d'arrêt ou de disponibilité de l'équipement. Lorsque vous introduisez un système de gestion des actifs dans la routine quotidienne de votre entreprise, vous pouvez augmenter la disponibilité des équipements. et réduire les coûts globaux.
2. Évaluez les besoins de votre entreprise et priorisez-les. L'une des premières choses à faire est de définir quels sont les besoins de votre entreprise en matière de gestion d'actifs. Deuxièmement, soyez à la recherche d’outils qui peuvent vous aider à répondre à ces besoins. Troisièmement, évaluez comment chaque outil se mesure à vos besoins. Quatrièmement, effectuez un essai routier qui vous permettra d'essayer diverses fonctionnalités et de vous assurer que l'outil est bien adapté. La dernière étape est la décision d'achat.
3. Après avoir suivi vos actifs actuels, vous devez également suivre les actifs à mesure qu'ils arrivent dans votre entreprise. Autrement dit, dès le premier jour où votre entreprise acquiert un actif particulier, vous devriez déjà avoir enregistré ses détails dans votre système de suivi. N'introduisez pas dans votre entreprise un actif qui n'a pas encore été enregistré.
4. Lors du suivi des actifs, les experts recommandent d'utiliser un numéro de suivi unique plutôt qu'un numéro de série. En effet, lorsque vous faites référence à un numéro de série, il y a de fortes chances que ce numéro soit identique à celui d'un autre actif. Les informations en double entraîneront de la confusion et conduiront à des données inexactes. En fin de compte, cela affectera le service client et même vos résultats. L'utilisation d'un numéro de suivi élimine ces problèmes. Même si vous avez perdu son numéro de suivi, il peut toujours être recherché à l'aide de son numéro de série, puis réétiqueté.
5. Débarrassez-vous des actifs fantômes. Il s'agit d'actifs manquants, volés ou jugés inutilisables, mais qui sont toujours répertoriés comme actifs actifs. L'élimination de ces types d'actifs sera utile pour rationaliser votre processus de suivi. Vous pourrez concentrer votre attention sur les actifs activement utilisés.
6. Adoptez la technologie mobile. La technologie d'aujourd'hui vous offre de nombreux outils pour suivre vos actifs. Les trackers GPS sont un exemple d’une telle technologie. De tels appareils sont utiles lorsqu'il s'agit de suivre des actifs tels que des véhicules, des équipements, des meubles, des agencements et même des personnes.

Les avantages des trackers GPS dans le suivi des actifs

Les trackers GPS sont de petits appareils portables dotés de fonctionnalités puissantes. Ces fonctionnalités sont certainement utiles pour le suivi et la gestion des actifs, et ce ne sont là que quelques-uns des avantages dont votre entreprise bénéficiera :

• Vous pouvez garder le contrôle de vos actifs, ce qui est important lorsque vous effectuez un service client ou déplacez des stocks. Nous voulons tous éviter que nos actifs ne soient égarés ou volés. Cependant, dans le cas où cela se produirait, un dispositif de suivi GPS peut être utile pour localiser votre actif et le récupérer en quelques heures.
• Vous pouvez mieux prendre soin de vos clients. Vos clients apprécieront davantage votre entreprise si vous êtes en mesure de leur fournir les produits ou services qu'ils attendent de manière efficace et dans les délais. Un tracker GPS peut aider votre entreprise à exécuter ce type de service client impeccable et ponctuel en rationalisant votre service de livraison.
• Les trackers GPS modernes d'aujourd'hui sont polyvalents et faciles à utiliser. Ils sont intelligemment conçus et offrent à leurs utilisateurs une grande facilité d’utilisation. Tout le monde dans votre entreprise sera en mesure de le gérer sans problème sérieux.
• Il améliore la sécurité de vos actifs dans la mesure où même si vos actifs vous sont volés ou égarés, vous pouvez toujours les localiser facilement et les récupérer tous en quelques heures. 
• Ils éliminent l'anxiété des utilisateurs car ils n'auront pas à se soucier de l'endroit où ces actifs pourraient se trouver à un moment donné. 
• Ils sont compatibles avec la plupart des appareils mobiles. Les dispositifs de suivi disposent d'une base de données à laquelle leurs utilisateurs peuvent accéder via un site Web en ligne ou une application. La fonction mobile de ces appareils facilite grandement leur surveillance. 

Sur le marché des dispositifs de suivi, Tracki est largement reconnu comme un leader en raison de ses trackers compacts, intelligents et rentables. Il est doté de fonctionnalités qui vous aideront certainement à gérer les actifs de votre entreprise de manière fluide et efficace.